Integritetspolicy

Fastställd av styrelsen 250407

Introduktion

För Clowner utan Gränser är din personliga integritet viktig och vår integritetspolicy beskriver vilka uppgifter vi samlar in, hur vi samlar in och behandlar uppgifterna samt vilka rättigheter du som registrerad har. Vid all hantering av personuppgifter iakttas alltid hög sekretess och säkerhet och behandlingen sker enligt gällande lagar och regler för personuppgiftskydd. Clowner utan Gränser arbetar löpande med integritetsfrågor och vi kan därför komma att uppdatera denna policy.

Personuppgiftsansvarig

Clowner utan Gränser, med organisationsnummer 802402–6521, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

Personuppgifter som behandlas

Beroende på hur du kommer i kontakt med oss och i vad för ärende, kan olika typer av personuppgifter samlas in och registreras i våra system. För givare sparar vi bland annat namn, adressuppgifter och e-post/telefonnummer för att möjliggöra utskick av beställda varor och gåvokort. Vi sparar även information om själva gåvan (datum, belopp, ändamål, betalsätt och gåvotyp). Arbetar du på ett boende, skola, annan organisation eller liknande sparas de uppgifter som behövs för att vi ska kunna kontakta dig. För att säkerställa att de personuppgifter vi sparar är korrekta och aktuella och möjliggöra god registervård kan kompletterande uppgifter som exempelvis personnummer tas in från offentliga register, till exempel SPAR. Skälet till varför vi försöker personnummer-sätta alla som stödjer oss är för att undvika dubbletter och dubbla utskick till dig. Om du inte vill lämna ditt personnummer går det bra att meddela oss det. För månadsgivare krävs personnummer för godkännande av autogirodragning. Vi behandlar och lagrar även personuppgifter som behövs för att kunna fullgöra våra avtalsenliga och lagenliga förpliktelser.

Vi samlar in och behandlar personuppgifter när

Du fyller i dina uppgifter eller kontaktar oss på några av våra plattformar, via telefon, post, e-post, webbplats eller sociala medier
Du ger en gåva, blir månadsgivare
Du besöker vår webbplats och godkänner vår cookiepolicy
Du beställer ett inbetalningskort
Du startar en egen insamling
Du anmäler dig för nyhetsutskick
Du anmäler dig till utbildning eller evenemang som Clowner utan Gränser anordnar
Lämnar dina uppgifter till oss på exempelvis en mässa eller ett evenemang
Du skickar in en spontanansökan
Du söker en utannonserad tjänst hos Clowner utan Gränser
Du blir medlem/artist/volontär/anställd/styrelseledamot i Clowner utan Gränser
Du öppnar ett mejl från oss
Vi hyr in din adress från extern källa

Barns personuppgifter

Clowner utan Gränser samlar inte avsiktligt in personuppgifter från barn under 18 år utan tillstånd eller medgivande. Vi rekommenderar föräldrar och vårdnadshavare att alltid ta aktiv del i barnens aktiviteter och intressen på nätet.

Ändamål för behandlingen

Utöver eventuella särskilda ändamål, som i så fall anges vid insamlingstidpunkten, behandlar vi personuppgifter i huvudsak för att:

Informera om vårt arbete och vår verksamhet
Kunna fullgöra beställningar och utskick av gåvokort och varor
Kunna tacka för inkomna gåvor och bidrag
Kunna öka intäkterna genom frågor om gåvor, höjning av gåvobelopp, start av autogirogivande
Möjliggöra god givarservice, som att hantera frågor om ditt givande, rätta felaktiga uppgifter eller skicka information som du begärt tex nyhetsbrev
Kunna kommunicera förändringar i våra villkor och policydokument
Analysera givarbeteende och givarprofiler för att förbättra marknadsföring, kommunikation och erbjudanden av både generell och riktad karaktär.
Genomföra marknadsundersökningar samt skapa statistik, segmentering och profilering på aggregerad nivå (utan att identifiera enskilda givare) för att anpassa information och marknadsföring.
Medarbetare, volontärer och medlemmar ska kunna genomföra uppdrag och aktiviteter för Clowner utan Gränser
Kunna uppfylla förpliktelser förenade med medlemskap i Clowner utan Gränser
Kunna erbjuda mottagare av vårt arbete möjlighet till besök
Kunna uppfylla avtalsenliga och lagenliga förpliktelser

Information som kan lämnas vidare

Clowner utan Gränser säljer aldrig vidare några uppgifter. Vi kan lämna ut viss information till andra företag som behandlar data för Clowner utan Gränsers räkning, exempelvis tryckerier och systemleverantörer. Detta för att vi ska kunna utföra våra tjänster och uppdrag. Clowner utan Gränser är alltid personuppgiftsansvarig för uppgifterna och förbinder sig till att ha aktuella personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga leverantörer.

Uppgifter som kan överföras utanför EU och EES

De servrar Clowner utan Gränser använder sig av för lagring och hantering av personuppgifter befinner sin inom den inre marknaden (dvs EUs medlemsstater samt Norge, Island och Lichtenstein). I de fall uppgifter lämnas vidare samarbetar vi endast med partners som behandlar personuppgifter som upprätthåller samma skyddsnivå som inom EU/EES genom att ha anslutit sig till Privacy Shield, alternativ genom separata avtal.

Personuppgifter som kan föras vidare utanför EU/EES härrör endast till volontärer/anställda/förtroendevalda som verkar inom ramen för våra internationella uppdrag. Detta har tydliggjorts och godkänts i gällande uppdragsavtal med berörd volontär/anställd/förtroendevalda.

Rättslig grund, lagring och gallring av personuppgifter

I och med att du lämnar dina personuppgifter till Clowner utan Gränser registreras och sparas dina uppgifter, samt behandlas för angivna ändamål. Som rättslig grund för behandlingen hänvisar Clowner utan Gränser till berättigat intresse, uppfyllande av avtal rättslig förpliktelse eller samtycke. Uppgifterna sparas endast så länge det är nödvändigt med hänsyn till ändamålen för behandlingen.

För att fullfölja administreringen av din gåva eller köp med efterföljande hantering använder Clowner utan Gränser de rättsliga grunderna avtal samt berättigat intresse. Du har möjlighet att meddela oss om du inte vill att dina uppgifter ska användas för framtida utskick eller marknadsföring efter att din gåva har registrerats och eventuella utskick kopplade till beställningen har gjorts. Vi kommer då att markera dina uppgifter i vårt system för att säkerställa att du inte kontaktas framöver, med undantag för de fall där vi enligt lag är skyldiga att behålla viss information. Om du inte meddelar oss annat sparar vi dina personuppgifter i max 36 månader efter din senaste interaktion. Om du valt att få våra nyhetsutskick sparar vi dina uppgifter tills du själv avsäger dig ytterligare utskick. Personuppgifter som är kopplade till personen för en hyllnings- eller minnesgåva eller mottagare av gåvobevis, sparas max 1 månad efter önskat mottagardatum för gåvobevis.

Personuppgifter från månadsgivare sparas med samtycke och berättigat intresse som rättslig grund så länge medgivandet är aktivt och i max 36 månader efter avslut, för att möjliggöra återkoppling och information till givaren, samt skicka erbjudande om att återuppta sitt månadsgivande.

Personuppgifter från spontanansökningar kan komma att sparas med berättigat intresse som grund i max 6 månader, utannonserade tjänster sparas under rekryteringsprocessen och max 6 månader efter avslutad rekrytering om inte annat överenskommits.

Personuppgifter till samarbetspartners, kontaktpersoner på boenden/skolor etc. sparas med uppfyllande av avtal eller berättigat intresse som grund och kontrolleras regelbundet om de är aktuella och raderas om ändamålet för behandlingen inte längre kvarstår.

Om du är involverad i vår verksamhet kan dina uppgifter förekomma i protokoll, minnesanteckningar, fakturor, verifikationer, rapporter, redovisningar, kontakt med samarbetspartners och andra underlag. Personuppgifter som behövs för uppfyllande av lagenliga eller avtalsenliga förpliktelser kan sparas längre än 36 månader.

Samtycke

I de fall samtycke skulle användas som rättsligt grund, specificeras exakt hur dina personuppgifter kommer att samlas in, användas och för vilka ändamål. Ett samtycke kan när som helst återkallas.

Cookies

För att förbättra användarupplevelsen på vår hemsida, lagras cookies på din dator. Cookie är en mycket liten textfil som lagras på din dator eller den enhet du använder när du besöker en webbplats, för att webbplatsen ska kunna känna igen dig nästa gång du besöker den. Den information som lagras är bland annat information om hur du använder vår sida, viss teknisk information om din enhet samt för att underlätta användningen av våra tjänster.

Du kan själv inaktivera cookies i inställningarna för din webbläsare om du inte vill tillåta att cookies lagras vid besök på vår webbsida. Observera att om du inaktiverar cookies kommer du inte kunna använda alla funktioner på hemsidan.

Länkar till andra webbplatser

När du lämnar Clowner utan Gränser webbsida via länk till tredje parts webbsida upphör integritetspolicyn för Clowner utan Gränser att gälla.

Säkerhet

De åtgärder som har vidtagits för att skydda personuppgifterna medför en säkerhetsnivå som är lämplig med hänsyn till

De tekniska möjligheter som finns
Kostnaderna för att genomföra åtgärderna
De särskilda risker som finns med den aktuella behandlingen av personuppgifter
Hur känsliga de personuppgifter som behandlas är

Endast de personer som behöver tillgång till personuppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter, har åtkomst till dem. Clowner utan Gränsers hemsida skyddas och krypteras via SSL. Kommunikation mellan din bank och Clowner utan gränsers hemsida sköts av Payson och Nets som är godkända av alla svenska banker för att förmedla betaltransaktioner i högsta säkerhetsklass.

Dina rättigheter och val

Du har alltid rätt att få dina uppgifter rättade, ändrade eller raderade. Det finns dock vissa undantag från rätten till radering och det gäller om det är nödvändigt för att tillgodose andra viktiga rättigheter som till exempel bokföringslagen
Du kan när som helst meddela oss om du inte vill att vi kontaktar dig exempelvis via fysiska brev eller telefon. Vi kan dock komma att kontakta dig med information gällande ändringar eller uppdateringar av villkor och avtal
Du har alltid rätt att tacka nej till direktmarknadsföring
Du har rätt till dataportabilitet (rätt att få dina personuppgifter flyttade) under förutsättning att den rättsliga grunden är samtycke eller avtal. De uppgifter du då kan få ut är personuppgifter som rör dig, som du själv tillhandahållit oss eller som genererats av dina handlingar. Begäran om dataportabilitet görs skriftligen på avsedd blankett.
Du har rätt att kostnadsfritt få ett utdrag på de personuppgifter som rör dig och som Clowner utan Gränser behandlar. Skicka då in en skriftlig undertecknad begäran till adressen under kontaktuppgifter.
Du har rätt till att göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter, när personuppgifter behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse efter en intresseavvägning
Du har rätt att framföra synpunkter över behandlingar som utförs av oss. Vi tar gärna emot tips på förbättringar. Du har även möjlighet att höra av dig till tillsynsmyndigheten Datainspektionen med eventuella klagomål.

Ansvarig

Det är Clowner utan Gränsers styrelse som ansvarar för att fastställa och uppdatera de policys som organisationen behöver. Styrelsen ger i uppdrag till generalsekreteraren att säkerställa verkställandet av dessa policys i det dagliga arbetet inom organisationen genom att ta fram riktlinjer och rutiner. Policyn revideras minst vartannat år och antas av styrelsen.

Kontaktuppgifter

För ytterligare information om Clowner utan Gränsers personuppgiftshantering är du varmt välkommen att kontakta oss.

Clowner utan Gränser
Nobelbergsgatan 6
13154 Nacka
08–286550
info@clownerutangranser.se